Vamos falar um pouco neste artigo sobre as regras e legislação que deve cumprir na troca de programa de faturação.

Caso já tenha decidido trocar de software de faturação, seja qual for o motivo, desde insatisfação com o atual, ou necessidades diferentes, o primeiro passo é essencialmente testar o novo software bem como contactar o suporte solicitando uma mini formação.

Vamos começar?

Durante a transição deve ter os seguintes aspetos em atenção:

1 – A não repetição de numeração dos documentos entre plataformas.

Quando inicia com um novo software deve criar séries novas diferentes das que utilizava anteriormente, apesar de a nossa aplicação criar uma série automaticamente, deve verificar se a mesma nunca foi utilizada anteriormente.

Por exemplo se na aplicação anterior utilizava a série C001, na nova aplicação deve criar uma série diferente. Caso a sua mudança seja feita no final deste ano pode criar por exemplo a série A2017.

2- Arquivar a informação da faturação anterior pelo prazo exigido por lei.

Pela lei portuguesa, deve manter em segurança os dados de faturação durante 10 anos:

Os livros, registos contabilísticos e respectivos documentos de suporte devem ser conservados em boa ordem durante o prazo de 10 anos.” (artigo 123.º do CIRC)

Caso o seu programa de faturação anterior permita a exportação do SAF-T PT, deve guardar o mesmo em formato digital, de toda a duração, bem como os documentos em papel.

3- Exportação de listagens de artigos, clientes e fornecedores, bem como de documentos:

Aproveite a mudança para fazer alguns ajustes nos seus artigos, como por exemplo código do artigo. Exporte listagens de tudo que o software de faturação anterior permita de preferência em formato “csv” de forma a que possa arquivar esses dados, bem como utilizar os mesmos para importar para o novo programa de faturação. Abra os ficheiros exportados com o Google Sheets por exemplo ou outro editor de folhas de calculo e verifique os dados exportados.

4- Subscrever o programa de faturação UEBON 

Agora já está pronto para começar a utilizar o nosso software de faturação online, bastando escolher o plano que se adapta melhor á realidade da sua empresa.

Feito :) esperamos por si e obviamente caso tenha alguma dúvida não hesite em nos contactar para o email suporte@uebon.com ou preenchendo o formulário na página de suporte.

O post Saiba como trocar de programa de faturação aparece primeiro no Uebon.

• Listem todas as despesas, por categoria – gastos com pessoal, despesas com materiais (ferramentas, material de escritório, etc), energia (água, eletricidade), rendas, seguros, deslocações, serviços especializados e outros serviços – e por tipologia – gastos fixos e variáveis. Monitorizarem todas as despesas, pois vai ajudar-vos a identificar onde é que podem poupar.

• Contratem um contabilista certificado.  Se não têm ninguém dentro da empresa para fazer a gestão da vossa contabilidade e finanças, contratem um contabilista certificado: têm o conhecimento e experiência que lhes permite fornecer às empresas o apoio financeiro de que necessitam. Podem pensar que é mais rentável fazer o trabalho de forma interna, mas vão acabar por economizar tempo e recursos ao contratarem um profissional.

• Antecipem problemas e revejam as finanças.  Investirem um pouco do vosso tempo, mesmo que sejam apenas 30 minutos por semana, a analisarem os vossos gastos e despesas e as vossas margens vai ajudar-vos a estarem sempre a par do estado das vossas finanças. Também o vosso conhecimento do negócio vai aumentar exponencialmente, permitindo-vos tomar decisões mais informadas no futuro.

• Escolham um software adequado a vocês e ao vosso negócio.  Façam a pesquisa necessária antes de decidirem o tipo específico de software de faturação e gestão adequado para o vosso negócio. Com tantas opções disponíveis, é importante escolherem a melhor solução online para vocês. Para terem a faturação em dia, registarem as vossas despesas e terem o controlo da gestão, a resposta é UEBON: acompanhem diariamente as vendas e os gastos da vossa empresa e façam os ajustes necessários para que o negócio se torne rentável mais cedo do que esperavam!

O post Como controlar os gastos do seu negócio aparece primeiro no Uebon.

O software de faturação UEBON, está preparado para o auxiliar na tomada de decisões em tempo real, de forma a auxiliar o prolongamento da vitalidade do seu negócio aumentando a sua maturidade e assegurando um crescimento estável e sustentável.

Gestão de Tesouraria

Com o programa de faturação UEBON, juntamente com as suas ferramentas de gestão de tesouraria, é muito simples fazer a gestão de recebimentos ou pagamentos a fornecedores, desde a consulta da idade dos saldos, aos avisos automáticos por email, não esquecendo o mapa de impostos.

Fiscalidade

O software de faturação UEBON, é certificado pela autoridade tributária, garantindo assim as últimas atualizações sem se preocupar. Outra das facilidades é poderem exportar o SAF-T preparado automaticamente para ser comunicado á Autoridade Tributária.

Com o Uebon está sempre a par das necessidades, ficando com tempo para dedicar ao que realmente é importante para a sua empresa.

O post Impulsione o seu negócio aparece primeiro no Uebon.

O ficheiro SAFT-PT (abreviatura para “Standard Audit File for Tax Purposes – Portuguese Version”) é um ficheiro que, num formato normalizado xml, agrega a informação documental tributária mais relevante de uma empresa, podendo ser mensal ou anual.

O ficheiro, contém a seguinte informação:

· Identificação da empresa;
· Identificação dos Clientes e Fornecedores;
· Identificação de Produtos e Serviços vendidos;
· Documentos de venda fiscalmente relevantes: Factura, Factura Simplificada, Factura-recibo, Nota de Débito e Nota de Crédito;
· Recibos emitidos a clientes(Exigibilidade de Iva de Caixa);
· Documentos de transporte;
· Documentos de conferência: Consultas de mesa ou orçamentos, por exemplo.

“Mas disseram-me que apenas incluíam os documentos de venda”.

Erradamente muita gente ouviu falar ou dizer que apenas os documentos como faturas ou notas de crédito entre outros seriam incluídos, mas não é a verdade. Na verdade o conteúdo do ficheiro SAFT-PT, vai mais além do que aquilo que é exigido na comunicação das faturas mensais á Autoridade Tributária, no entanto a mesma garante que apenas filtra os dados que estritamente necessários.

Como prova disso, a Autoridade Tributária aceita versões mais simplificadas, cujas denominamos no UEBON por SAFT-PT Simplificado onde contém menos informação do que no denominado no UEBON por SAFT-PT Global.

A Autoridade Tributária disponibiliza diversas ferramentas para validação do SAFT tal como podem verificar aqui.

Caso tenha alguma dúvida, não hesite em nos contactar pelos canais habituais.

Suporte UEBON

O post O que é o ficheiro SAFT aparece primeiro no Uebon.

Não só pode emitir uma fatura, como pode efetuar qualquer outra operação que efetua num computador, desde emitir um recibo ou consultar preços e stock.

Não existem limitações entre utilizar a aplicação num dispositivo móvel ou desktop, tornando assim o software de faturação uma mais valia para a gestão da sua empresa. Evite chamadas de vendedores a questionar preços ou disponibilidades. Consulte a conta corrente de um cliente, tudo isto em qualquer lugar.

O post Emita faturas no telemóvel aparece primeiro no Uebon.

Para isso, basta clicar em “Pesquisa avançada”, no separador Lista de Documentos:

Filtro de Documentos

Após aceder a esta funcionalidade, serão mostrados filtros como Terceiro, Datas de vencimento, Intervalo de valores ou tipo de documento. O tipo de documento é um campo multi-select, podendo seleccionar vários documentos aleatoriamente, esta funcionalidade varia de browser para browser, no Chrome e na maioria dos browsers modernos, deve manter pressionada a tecla “Ctrl” e seleccionar os documentos que pretende, no mobile é mais simples, pois será aberta uma lista e basta seleccionar os documentos pretendidos.

Deve notar que conforme altera os filtros, os valores na zona inferior junto da lateral direita, se atualizam em tempo real:

Sumário de documentos – UEBON – Software de faturação online

E assim funciona a pesquisa avançada de documentos, uma pesquisa pensada em ser o máximo flexível quanto possível, de forma a permitir que o utilizador consiga o máximo de informação com o menor número de processos.

Para qualquer informação adicional estamos sempre disponíveis em suporte@uebon.com.

O post Pesquisa avançada de documentos aparece primeiro no Uebon.

No software de faturação UEBON, tentamos tornar esse processo o mais fácil possível, facilitando assim a emissão de documentos ou a consulta de um saldo pendente, conseguindo assim optimizar o seu tempo para outras tarefas rentabilizando tempo e organizando da melhor forma uma das áreas mais importantes numa empresa.

Iremos passar á prática e explicar em poucos passos como emitir um recibo ou pagamento, para isso deve:

1º – Aceder a Contas Correntes -> Emitir Recibo (Clientes) ou Emitir Pagamento (Fornecedores);

2º – Escolher o terceiro, cliente ou fornecedor;

software de fatuaração

3º – Serão apresentados os documentos pendentes relacionados com o terceiro seleccionado;

4º – Seleccionar o documento a liquidar, total ou parcialmente, podendo colocar na coluna (Pagar), o valor a liquidar parcialmente ou então colocar um desconto financeiro percentual na coluna Desc(%);

Note que pode também colocar no campo abaixo mencionado como “Total”, um valor parcial para todo recibo, que será automaticamente dividido por todos os documentos seleccionados no recibo.

Após todo este simples processo, pode complementar o seu lançamento como o método de pagamento, observações, referência ou até mesmo uma segunda moeda caso pretenda um documento multi-moeda.

Caso tenha alguma dúvida adicional, não hesite em nos contactar para suporte@uebon.com

O post Emitir um recibo ou pagamento aparece primeiro no Uebon.

Ao passarem de um método e faturação em papel para um software de faturação online, tenham em atenção que a comunicação das faturas à Autoridade Tributária é feita de acordo com a lei, contacte sempre o responsável pela sua contabilidade e se necessário o e-Balcão

Se estiverem nesta situação, o nosso conselho é que comuniquem as vossas faturas por inserção direta no Portal das Finanças e as faturas emitidas por meio informático através dos elementos extraídos do ficheiro SAF-T.

Porquê utilizar um software de faturação online?                                                 

– Economizar tempo. O UEBON faculta a criação de uma base de dados dos vossos clientes, fornecedores, produto e serviços, stocks, armazéns, contas correntes entre outros, o que vos fará poupar o tempo de inserir manualmente todos estes dados em diferentes faturas.

– Enviar faturas com rapidez. Podem enviar as faturas diretamente para os vossos clientes e fornecedores, via email. Com o UEBON, está a um clique de enviar a fatura por email para o seu cliente, após finalizar o documento, basta clicar em enviar por email.

– Faturas sempre acessíveis. Através de um software de faturação online certificado, podem consultar as faturas emitidas a qualquer hora, em qualquer dispositivo e em qualquer lugar.

O post Fatura Certificada aparece primeiro no Uebon.

Com esta funcionalidade implementada em todos planos do programa de faturação, evite o tempo perdido a relembrar os seus clientes dos documentos já vencidos, mostrando também um maior profissionalismo com emails automáticos configurados para cada cliente, ou seja pode escolher o dia bem como os clientes que pretende que recebam este alerta de pendentes.

Para isso basta preceder ás seguintes configurações no seu programa de faturação UEBON:

Escolher o cliente:

Editar Cliente:

Ativar Alerta:

Escolher os dias que pretende que o email automático seja enviado:

O post Alertas de Pendentes aparece primeiro no Uebon.

Além de ser muito simples, é extremamente flexível, podendo converter documentos parcialmente.

Imagine que um cliente lhe encomenda 50 vasos, no entanto você apenas tem 30 para entrega, com o UEBON, 20 desses 50 vasos ficam pendentes de conversão.

Verifique você mesmo:

O post Conversão de Documentos aparece primeiro no Uebon.