Vamos falar um pouco neste artigo sobre as regras e legislação que deve cumprir na troca de programa de faturação.

Caso já tenha decidido trocar de software de faturação, seja qual for o motivo, desde insatisfação com o atual, ou necessidades diferentes, o primeiro passo é essencialmente testar o novo software bem como contactar o suporte solicitando uma mini formação.

Vamos começar?

Durante a transição deve ter os seguintes aspetos em atenção:

1 – A não repetição de numeração dos documentos entre plataformas.

Quando inicia com um novo software deve criar séries novas diferentes das que utilizava anteriormente, apesar de a nossa aplicação criar uma série automaticamente, deve verificar se a mesma nunca foi utilizada anteriormente.

Por exemplo se na aplicação anterior utilizava a série C001, na nova aplicação deve criar uma série diferente. Caso a sua mudança seja feita no final deste ano pode criar por exemplo a série A2017.

2- Arquivar a informação da faturação anterior pelo prazo exigido por lei.

Pela lei portuguesa, deve manter em segurança os dados de faturação durante 10 anos:

Os livros, registos contabilísticos e respectivos documentos de suporte devem ser conservados em boa ordem durante o prazo de 10 anos.” (artigo 123.º do CIRC)

Caso o seu programa de faturação anterior permita a exportação do SAF-T PT, deve guardar o mesmo em formato digital, de toda a duração, bem como os documentos em papel.

3- Exportação de listagens de artigos, clientes e fornecedores, bem como de documentos:

Aproveite a mudança para fazer alguns ajustes nos seus artigos, como por exemplo código do artigo. Exporte listagens de tudo que o software de faturação anterior permita de preferência em formato “csv” de forma a que possa arquivar esses dados, bem como utilizar os mesmos para importar para o novo programa de faturação. Abra os ficheiros exportados com o Google Sheets por exemplo ou outro editor de folhas de calculo e verifique os dados exportados.

4- Subscrever o programa de faturação UEBON 

Agora já está pronto para começar a utilizar o nosso software de faturação online, bastando escolher o plano que se adapta melhor á realidade da sua empresa.

Feito :) esperamos por si e obviamente caso tenha alguma dúvida não hesite em nos contactar para o email suporte@uebon.com ou preenchendo o formulário na página de suporte.

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Para isso criamos a nossa barra de ajuda rápida, disponível em todas as páginas do software de faturação.

Esta barra irá se atualizada constantemente, com tutoriais de ajuda instantânea bem como notificações importantes relativas ao software de faturação ou notícias envolventes.

Segue um video exemplificativo de como pode abrir e pesquisar na nossa nova ferramenta.

Programa de Faturação

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No entanto o nosso foco além da facilidade de emitira uma fatura vai para além de ser apenas uma fatura fácil, mas sim completa e adaptável a qualquer necessidade.

Passaremos a enumerar alguns dos aspetos importantes para a emissão de uma fatura:

• Criação do terceiro (Cliente/Fornecedor), no ato de emissão da fatura, sem necessidade de abrir outras páginas.
• Características diferentes para terceiros diferentes, consoante o que está configurado na ficha do cliente ou fornecedor, como por exemplo métodos de pagamento ou prazos de vencimento.
• Desconto Global no documento, caso exista um cliente com um desconto total no documento negociado.
• Documento de referência, para que fique sempre com um registo da relação da fatura com um documento de referência.
• Criação do Artigo no ato de emissão do documento, para evitar a necessidade de sair da página para criar um artigo.
• Consulta de stock.
• Retenção na fonte, pré configurada nas configurações da empresa.
• Acertos no documento, para quando pretende acertar um valor.
• Motivos de isenção por linha ou documento completo.
• Datas de Carga e Descarga.
• Possibilidade de guardar a fatura em rascunho para posterior finalização.
• Possibilidade de envio da fatura por email.

Como pode verificar o nosso conceito de fatura fácil, vai para além de uma simples fatura, tudo que fazemos no nossos programa de faturação online é sempre a pensar no utilizados.

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Ultimamente temos assistido a vários debates acerca da suspensão de licenças de software de faturação certificado, tornando tão importante como a certificação, a sua credibilidade no mercado.

O sector do software de faturação, vive de momento sob alguma turbulência. Centenas ou milhares de empresas vivem momentos de desconfiança vendo-se obrigados a trocar de software, um software que quando lhes foi vendido com certeza lhes passaram uma imagem de “software certificado”, deixando assim o cliente descansado.

Esta perda de certificado além de levar á obrigação da troca de software, acarreta custos á empresa, custos esses que não são apenas a compra de um novo, mas o dispêndio de tempo para que se adaptem á nova plataforma, a formação e a implementação.

Mas afinal o que é a certificação de software?

A certificação do software de faturação, consiste na atribuição por parte da autoridade tributária, de um certificado, cujo é atribuído a softwares de faturação que cumprem uma série de requisitos rigorosos legais e fiscais que lhes confere maior autenticidade e credibilidade.

Sendo assim, o papel das empresas produtoras de software de faturação, é apoiar as empresas que utilizam as suas aplicações em termos económico-financeiros, operacionais, fiscais e legais. Em termos ficais e legais, as empresas devem desenvolver as suas aplicações tendo como prioridade a continua atualização do software de forma a que cumpram continuamente a legislação. Por outro lado, devem contribuir no combate á faturação paralela, não permitindo aos utilizadores a eliminação de registos de vendas e prestações de serviços.

A possibilidade de eliminar registos de vendas, é muito mais do que um incumprimento da lei, existem outros riscos associados:

-Concorrência desleal, perante as empresas cumpridoras, cujas não competem em pé de igualdade.

-Os funcionários mal intencionados, podem remover e manipular as vendas que foram emitidas.

-Falha na transparência da gestão, seja no ponto de vista interno, para que os gestores possam tomar decisões ou do ponto de vista externo para que os fornecedores possam ter uma visão mais transparente da empresa a quem estão a vender ou prestar um serviço, para aumentarem a credibilidade perante investidores externos entre outros aspectos relevantes.

Um software de faturação certificado, deve passar confiança e credibilidade aos seus utilizadores servindo também como uma protecção aos mesmos.

Contacte-nos e tire todas as suas dúvidas acerca no nosso programa de faturação online.

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• Listem todas as despesas, por categoria – gastos com pessoal, despesas com materiais (ferramentas, material de escritório, etc), energia (água, eletricidade), rendas, seguros, deslocações, serviços especializados e outros serviços – e por tipologia – gastos fixos e variáveis. Monitorizarem todas as despesas, pois vai ajudar-vos a identificar onde é que podem poupar.

• Contratem um contabilista certificado.  Se não têm ninguém dentro da empresa para fazer a gestão da vossa contabilidade e finanças, contratem um contabilista certificado: têm o conhecimento e experiência que lhes permite fornecer às empresas o apoio financeiro de que necessitam. Podem pensar que é mais rentável fazer o trabalho de forma interna, mas vão acabar por economizar tempo e recursos ao contratarem um profissional.

• Antecipem problemas e revejam as finanças.  Investirem um pouco do vosso tempo, mesmo que sejam apenas 30 minutos por semana, a analisarem os vossos gastos e despesas e as vossas margens vai ajudar-vos a estarem sempre a par do estado das vossas finanças. Também o vosso conhecimento do negócio vai aumentar exponencialmente, permitindo-vos tomar decisões mais informadas no futuro.

• Escolham um software adequado a vocês e ao vosso negócio.  Façam a pesquisa necessária antes de decidirem o tipo específico de software de faturação e gestão adequado para o vosso negócio. Com tantas opções disponíveis, é importante escolherem a melhor solução online para vocês. Para terem a faturação em dia, registarem as vossas despesas e terem o controlo da gestão, a resposta é UEBON: acompanhem diariamente as vendas e os gastos da vossa empresa e façam os ajustes necessários para que o negócio se torne rentável mais cedo do que esperavam!

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O software de faturação UEBON, está preparado para o auxiliar na tomada de decisões em tempo real, de forma a auxiliar o prolongamento da vitalidade do seu negócio aumentando a sua maturidade e assegurando um crescimento estável e sustentável.

Gestão de Tesouraria

Com o programa de faturação UEBON, juntamente com as suas ferramentas de gestão de tesouraria, é muito simples fazer a gestão de recebimentos ou pagamentos a fornecedores, desde a consulta da idade dos saldos, aos avisos automáticos por email, não esquecendo o mapa de impostos.

Fiscalidade

O software de faturação UEBON, é certificado pela autoridade tributária, garantindo assim as últimas atualizações sem se preocupar. Outra das facilidades é poderem exportar o SAF-T preparado automaticamente para ser comunicado á Autoridade Tributária.

Com o Uebon está sempre a par das necessidades, ficando com tempo para dedicar ao que realmente é importante para a sua empresa.

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No entanto já pensaram como esses serviços se financiam? Serviços que custam milhares ou talvez milhões por mês, são oferecidos. Se os utilizadores não pagam quem é que paga as despesas do serviço?

Como se financiam esses empresas?

Já leram os termos e condições desses serviços? Normalmente esses serviços que se enquadram num modelo 100% gratuito, baseiam-se na venda de publicidade ou seja vendendo os seus dados a empresas de marketing por exemplo. Por vezes uma empresa como a UEBON já o fez, oferece o produto a um número máximo de utilizadores durante um ano, como estratégia de marketing, algo que é impensável tornar-se uma estratégia continua.

Se utiliza um programa de faturação gratuito, experimente voltar a ler a política de privacidade e os termos e condições do mesmo.

O UEBON não cede os seus dados a terceiros.

Sim é verdade, o UEBON nunca em situação alguma cede os seus dados a terceiros com fins lucrativos. Apenas poderão ser cedidos os seus dados á Autoridade Tributária, perante um mandato do tribunal e claro será o utilizador previamente notificado dessa situação.

Vantagens de pagar por um programa de faturação:

O valor pago ao UEBON por qualquer dos planos, e exclusivamente para manutenção do serviço e desenvolvimento de melhorias e novas funcionalidades cujas irá o utilizador beneficiar durante a utilização da aplicação.

Alguns problemas dos programas de faturação gratuitos:

• Suporte não é dedicado.
• Não é garantido que futuras alterações legais sejam implementadas na aplicação.
• Os seus dados divulgados a terceiros.

Quando procurar por programa de faturação grátis, pense sempre duas vezes.

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De uma forma genérica a fatura pro forma, tem o mesmo significado do orçamento e atesta a terceiros que a fatura emitida será igual á fatura pro forma.

Quais as diferenças entre uma fatura pro forma e um orçamento?

As faturas pro forma apesar de ter a mesma validade de um orçamento são mais utilizadas para a venda de produtos e os orçamentos para a prestação de serviços.

Elementos da fatura pro forma:

Apesar de ser diferente das faturas, a factura pro forma contém os mesmo elementos das facturas e orçamentos:

• Identificação da empresa,
• Identificação fiscal do cliente,
• Bem ou serviço a ser facturado,
• Quantidades, valores e IVA correspondente.

Criar fatura pro forma no software de faturação UEBON:

Emitir uma fatura pro forma no programa de faturação uebon, é tão simples como uma fatura ou qualquer outro documento, tendo ainda a vantagem de poder converter a mesma diretamente em fatura ou guia quando necessário para transporte.

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No programa de faturação online UEBON, é extremamente simples emitir um recibo de forma parcial.

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